Các bước thực hiện quản lý dự án
Ví dụ
Một số doanh nghiệp thực hiện lên kế hoạch quản lý dự án từ những bước đầu tiên trong quá trình phát triển sản phẩm. Khi đó, quản lý dự án sẽ bao trùm toàn bộ các bước từ Đồng cảm khách hàng, Lập chiến lược, kế hoạch và xác định thông số sản phẩm; Lên ý tưởng và concept cho đến Tạo mẫu và thử nghiệm.Quản lý vòng đời sản phẩm
Tuy vậy, tầm quan trọng của kế hoạch chỉ thực sự nổi bật từ giai đoạn thiết kế (ý tưởng & concept). Khái niệm quản lý xuyên suốt các bước Phát triển sản phẩm từ khi bắt đầu cho đến lúc sản phẩm đến tay khách hàng, sau đó kết thúc vòng đời và được thu hồi, tái chế hay thải loại gọi là “Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)”. Ngày nay, PLM có thể được triển khai bằng các nền tảng phần mềm, tiêu biểu là Aras Innovator.
Biên bản thực hiện
Để tạo ra sự thống nhất của nhóm thiết kế và nhà quản lý về việc thực hiện dự án, cần phải có biên bản thực hiện (Contract Book). Đây được coi như một sự cam kết và ràng buộc nhằm đảm bảo dự án được diễn ra thuận lợi.
Mô tả
Các mục trong Contract Book không cần hoàn thiện đầy
đủ ở đầu dự án mà được bổ sung dần trong quá trình
thực hiện. Khi đến bước thiết kế concept, Contract Book
sẽ đầy đủ như bảng 14.1.
Liệt kê danh sách các nhiệm vụ
- Chúng ta đã giới thiệu rằng một dự án gồm có một tập hợp rất nhiều công việc. Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch dự án là liệt kê các công việc của dự án. Đối với phần lớn dự án phát triển sản phẩm nhóm phát triển không thể liệt kê chi tiết cho từng công việc; còn quá nhiều vấn đề chưa chắc chắn để lại cho các hoạt động phát triển về sau.
- Tuy nhiên, nhóm có thể kiệt kê các ước lượng tốt nhất cho các công việc còn lại ở mức độ tổng quan. Để có ích nhất trong quá trình lên kế hoạch, danh sách công việc nên gồm từ 50 đến 200 mục. Đối với các dự án nhỏ, như dự án phát triển một dụng cụ cầm tay, mỗi công việc có thể tương ứng trung bình với một hay hai ngày làm việc của một cá nhân riêng lẻ.
Đối với các dự án trung bình
Đối với các dự án trung bình, như phát triển một máy in, mỗi công việc có thể tương ứng với một tuần làm việc của một nhóm nhỏ.
Đối với một dự án lớn
Đối với một dự án lớn, như phát triển một chiếc xe hơi, mỗi công việc có thể tương ứng với một tháng hay nhiều hơn với sự nỗ lực của toàn bộ phận hay một nhóm con. Với các dự án lớn, mỗi công việc được nhận dạng ở mức độ này có thể được xử lí bởi một dự án phát triển riêng cùng với kế hoạch riêng. Một cách hiệu quả để ngăn chặn việc làm dài danh sách là xem xét các công việc trong mỗi giai đoạn còn lại của việc phát triển.
Đối với quy trình phát triển
Đối với quy trình phát triển của chúng ta các giai đoạn còn lại sau khi phát triển là: thiết kế cấp hệ thống, thiết kế chi tiết, kiểm tra và tinh chế, bắt đầu sản xuất. Trong một vài trường hợp, các nỗ lực cần làm cũng giống như các dự án trước đó. Trong các trường hợp này, danh sách các công việc của dự án trước đó là một điểm khởi đầu tốt cho cho danh sách công việc mới.
Sau khi liệt kê tất cả các công việc
Sau khi liệt kê tất cả các công việc, nhóm ước lượng các nỗ lực cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Nỗ lực thường được diễn tả dưới dạng các đơn vị người – giờ, người – ngày, hay người – tuần, phụ thuộc vào kích thước của dự án.Chú ý
Chú ý rằng những ước tính này phản ánh “thời gian làm việc thực sự” mà các thành viên của nhóm phát triển sẽ phải áp dụng cho công việc và không phải là “thời gian trôi qua trên lịch” mà nhóm dự đoán công việc sẽ đòi hỏi. Bởi vì tốc độ mà công việc được hoàn thành có ảnh hưởng tới tổng nỗ lực phải sử dụng cho công việc, những ước tính bao gồm giả sử sơ bộ về kế hoạch toàn diện của dự án và nhóm sẽ cố gắng nhanh chóng hoàn thành những công việc như thế nào.