Lập bảng tiến trình dự án
Bảng Tiến trình dự án
- Bảng Tiến trình dự án (Project Schedule) hay Kế hoạch dự án (Project Plan) được dùng để biểu diễn trực quan mối liên hệ giữa các tác vụ và thời gian cần thiết để thực hiện các tác vụ đó.
- Việc xác định các mốc (milestone) sẽ hữu ích khi theo dõi, điều phối dự án. Nhiệm vụ của các mốc thường là kiểm tra thiết kế, làm prototype (kỹ thuật) và demo (prototype hoàn thiện có thể đem đi giới thiệu).
Kế hoạch làm việc cho dự án
- Kế hoạch làm việc cho dự án là sự kết hợp giữa các công việc của dự án với đường thời gian của dự án. Kế hoạch làm việc xác định khi nào những cột mốc chính của dự án được mong đợi xuất hiện và khi nào mỗi công việc của dự án được mong đợi bắt đầu và kết thúc.
- Nhóm sử dụng kế hoạch làm việc này để theo dõi tiến độ và bố trí sự trao đổi nguyên liệu và thông tin giữa các cá nhân. Do đó thật quan trọng để kế hoạch làm việc được xem như là thứ đáng tin cho toàn bộ nhóm dự án. Những mối quan hệ giữa các hoạt động này và những đường dẫn quan trọng được ghi lại bằng cách sử dùng biểu dồ Gantt hay PERT.
Biểu đồ Gantt
Là dạng biểu đồ được dùng nhiều nhất trong quản lý dự án. Biểu đồ này có thể lập bằng Excel hoặc các phần mềm chuyên biệt như Microsoft Project.
Ưu điểm của biểu đồ Gantt
Ưu điểm của biểu đồ Gantt là độ trực quan, cho phép nhìn thấy ngay các tiến độ thực hiện các tác vụ dự án, song nó lại không cho biết các tác vụ liên hệ với nhau như thế nào. Tuy vậy thông qua timeline, chúng ta cũng có thể suy ra sự phụ thuộc này.
Biểu đồ Pert
Biểu đồ Pert biểu diễn một cách trực quan về các tác vụ
và thời gian dự kiến thực hiện chúng. Trong biểu đồ Pert,
không cho phép thực hiện lại hay phản hồi các tác vụ.
Quy ước của biểu đồ Pert là các tác vụ được thực hiện từ
trái qua phải.
Ngân sách dự án
Ngân sách được trình bày một cách thông thường với
một bảng tính máy tính đơn giản, mặc dù nhiều công ty
có những dạng ngân sách tiêu chuẩn cho những thỉnh
cầu và phê chuẩn. Các khoản ngân sách chính là đội ngũ,
nguyên liệu, dịch vụ, điều kiện thuận lợi của dự án cụ
thể và chi tiêu cho những nguồn tài nguyên phát triển từ
bên ngoài.
Chi phí
- Đối với hầu hết các dự án, khoản ngân sách lớn nhất là chi phí cho đội ngũ nhân viên. Với dự án Q. AIR, chi trả cho cá nhân chiếm 80% tổng ngân sách. Những chi phí cho các nhân có thể được rút ra trực tiếp từ kế hoạch nhân sự bằng các áp dụng mức lương thêm vào với những ước lượng về thời gian giao phó cho nhân viên trong dự án.
- Lượng lương thêm vào bao gồm lợi tức cho nhân viên, chi phí vượt trội và thường cao gấp 2 – 3 lần lương thực tế. Nhiều công ty sử dụng chỉ 1 hoặc 2 mức khác nhau để biểu thị chi phí cho con người trong dự án.
Dự án Q. AIR
- Đối với dự án Q. AIR, giả sử chi phí trung bình là 2.000.000 đồng (15 người/6 tháng). Từ đầu dự án phát triển, sự không chắc chắn về cả thời gian lẫn chi phí là cao bà những dự báo chỉ có thể chính xác khoảng 30 – 50%.
- Trong những giai đoạn sau của dự án, độ không chắc chắn của chương trình sẽ giảm có thể 5% đến 10%. Vì lý do này, một vài con số biên nên được thêm bào ngân sách như là một yếu tố ngẫu nhiên.
