MES LAB

MES LAB

MES LAB NETWORK

Mạng lưới chuyên gia Phát triển sản phẩm, Design Thinking và Đổi mới sáng tạo

Xác định rủi ro của dự án

Estimated reading: 14 minutes 68 views
Bước 1: Xác định loại hình rủi ro
Các loại hình rủi ro chính có thể xảy ra bao gồm: vượt mức ngân sách, hiệu suất sản phẩm kém, và chi phí sản xuất phát sinh. Chúng có thể phân chúng thành 3 dạng: rủi ro hiện hữu (nhóm dự án đã từng gặp phải trong các dự án tương tự trước đó), rủi ro có thể lường trước (nhóm dự án đã từng biết về rủi ro xảy ra trên sản phẩm tương tự hoặc sản phẩm của hãng khác), và rủi ro không thể lường trước (rủi ro chưa từng xảy ra trước đó).
Bảng 14.4. Mô tả kế hoạch đề phòng rủi ro dự án Q.AIR.
Bước 2: Lên kế hoạch đẩy nhanh tốc độ dự án
  • Thời gian phát triển sản phẩm thường là mối quan tâm chủ đạo trong hoạch định dự án và thực hiện. Phần này cung cấp một tập hợp các hướng dẫn cho việc tăng tốc dự án phát triển sản phẩm.
  • Hầu hết những hướng dẫn này đều có thể ứng dụng ở giai đoạn hoạch định dự án, mặc dù một vài yếu tố có thể được ứng dụng trong suốt dự án phát triển. Tăng tốc một dự án trước khi nó bắt đầu dễ hơn nhiều so với việc cố gắng giải quyết một dự án đã đưa vào thực thi. Nhà quản lý và nhóm thiết kế có thể thực hiện số biện pháp để đẩy nhanh tiến độ toàn dự án.
Tính năng ma

Vài công ty gọi tính năng được thêm vào khi dự án đang trong giai đoạn thực thi còn được gọi là “tính năng ma”. Việc thêm những tính năng này đánh đổi bằng việc xây dựng lại toàn bộ kế hoạch, và nhiều khi người dùng không cần đến tính năng đó. Có một mốc “đóng băng tính năng” là cần thiết. Nếu muốn thêm, hãy để đến thế hệ sản phẩm kế tiếp.

Bước 3: Thực hiện dự án
Hoạt động điều phối dự án Khuyến khích trao đổi giữa các thành viên nhóm dự án: Các thành viên tham gia dự án cần trao đổi thường xuyên để tăng tính tương tác và nắm được tình hình công việc. Trao đổi qua lời nói có tác dụng lớn hơn văn bản, email.
Theo sát kế hoạch làm việc

Biểu đồ Gantt hoặc PERT thể hiện tiến độ phải được theo sát liên tục. Với dự án nhỏ, nhóm trưởng có thể đảm nhiệm việc này. Với dự án lớn hơn cần một người chuyên trách nắm tiến độ và báo cáo lại cho nhóm trưởng hoặc người quản lý.

Bước 4: Hoạt động đánh giá dự án
  • Những nhà lãnh đạo dự án và những nhà quản lý cấp cao cần đánh giá tình trạng dự án để biết liệu những hoạt động hiệu chính có được đảm bảo. Trong những dự án có kích ỡ khiêm tốn (dưới 50 người), nhà lãnh đạo có thể đánh giá khá dễ dàng tình trạng của dự án.
  • Lãnh đạo đánh giá tình trạng của dự án trong cuộc họp của nhóm chính thức, bằng cách kiểm tra lại kế hoạch làm việc, thu thập thông tin. Nhà lãnh đạo phải luôn giữ mối liên hệ gắn bó với nhóm dự án, gặp gỡ thường xuyên các cá nhân để vượt qua những khó khăn và có thể quan sát tất cả các hệ thống thông tin của dự án.
  • Có thể thuê một chuyên gia từ bên ngoài nhóm để kiểm tra tình trạng của nhóm. Mục đích của những kiểm tra này là ghi nhận các khu
    vực rủi ro và tìm cách giải quyết chúng.
Đánh giá hậu dự án
Việc đánh giá hiệu suất dự án sau khi đã hoàn thành cũng hữu ích cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Việc kiểm tra này được gọi là “đánh giá hậu dự án”. Đánh giá hậu dự án thường là một cuộc thảo luận mở về điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch dự án cũng như việc thực hiện dự án. Cuộc thảo luận này này thường có sự tham gia của một cố vấn bên ngoài hay bởi một vài người trong công ty không có liên quan đến dự án. Nhiều câu hỏi giúp định hướng cuộc thảo luận:
  1. Nhóm đã đạt được nhiệm vụ đề ra trong phát biểu nhiệm vụ chưa?
  2. Những khía cạnh nào của hiệu suất dự án (thời gian phát triển, chi phí phát triển, chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất) là tích cực nhất?
  3. Khía cạnh nào của hiệu suất sản phẩm là tiêu cực nhất?
  4. Công cụ, phương pháp và những thực tế nào đóng góp vào khía cạnh tích cực của hiệu suất?
  5. Công cụ, phương pháp và những thực tế nào bị giảm uy tín từ thành công của dự án?
  6. Những vấn đề nào mà nhóm phải đối mặt?
  7. Những hành động cu thể nào mà tổ chức đã làm để cải tiến hiệu suất dự án?
  8. Những bài học công nghệ cụ thể nào mà nhóm học được? Họ có thể chia sẻ với tổ chức không?
Báo cáo hậu dự án
  • Báo cáo hậu dự án sau đó được chuẩn bị như là một phần kết thúc chính thức của dự án. Những báo cáo này được dùng trong giai đoạn hoạch định dự án cho những dự án trong tương lai. Nó giúp các thành viên trong nhóm biết cái gì để mong đợi và cái gì có thể làm ta “sập bẫy”.
  • Những báo cáo này cũng là một nguồn tư liệu lịch sử cho việc nghiên cứu về thực tế phát triển sản phẩm của công ty. Cùng với tài liệu dự án, đặc biệt là danh sách hợp đồng, nó cung cấp những cái nhìn “trước và sau” dự án.

Leave a Comment

CONTENTS