Thiết kế tối ưu chi phí vận hành dịch vụ
Nguồn tài chính ổn định
Để có được nguồn tài chính ổn định các doanh nghiệp cần cân đối các nguồn thu – chi như: chi phí vận hành, chi phí marketing, chi phí làm ra dịch vụ,…Để thực hiện được điều này, trong ngành dịch vụ/sản xuất, những người chủ doanh nghiệp đều cố gắng tối giản nhất có thể chi phí vận hành để thu được lợi nhuận cao trên từng dịch vụ/sản phẩm.
Tối ưu chi phí vận hành
Để thiết kế tối ưu chi phí vận hành chúng ta cần thực hiện các bước:
- Tìm bên ngoài.
- Ước lượng chi phí vận hành dịch vụ.
- Tìm cách giảm chi phí.
- Xem xét việc giảm chi phí ảnh hưởng gì đến các yếu tố khác.
- Đánh giá.
Bước 1: Ước lượng chi phí làm ra dịch vụ
- Trong chi phí làm ra dịch vụ chúng ta có thể phân ra 03 loại chính, gồm: chi phí nguyên liệu đầu vào, chi phí làm ra dịch vụ, chi phí hỗ trợ.
- Đối với dịch vụ nhà hàng thì nguyên liệu đầu vào sẽ là những thực phẩm cần thiết để làm ra các món ăn, gia vị và những nguyên liệu tiêu hoa khác như dầu ăn, gas, điện,…Chi phí làm ra dịch vụ gồm có chi phí nhân công và chi phí cho dụ cụ nhà bếp,…Tùy vào quy mô của dịch vụ, chúng ta sẽ xác định được đâu là chi phí chiếm nhiều nhất, đâu là chi phí ít nhất,…
Bước 2: Tìm cách giảm chi phí
Từ những chi phí đã được rà soát ở bên trên, chúng ta sẽ xác định đâu chi phí “tốn kém nhất”, cần phải tinh giảm. Nếu mô hình dịch vụ có nhiều “gói” nhỏ sẽ tạo sự lan man, không có có “gói” chính, trọng tâm,…dẫn đến sự lãng phí và không hiệu quả. Với mô hình quán cà phê, nhà hàng thì chi phí nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng, mặt bằng sẽ là chi phí các chủ doanh nghiệp quan tâm.
Phân tích
- Ngay từ đầu, chúng ta đã hình dung được “menu” phục vụ, những nguyên liệu sẽ phải nhập, nguồn nguyên liệu ở đâu? Bạn có thể cắt giảm những chi phí này bằng cách thanh lọc lại chuỗi cung ứng, trao đổi lại với các nhà cung cấp và thông báo cho họ rằng bạn muốn có một “mức giá ưu đãi” với nhưng cam kết sử dụng lâu dài.
- Sau đó, bạn có thể bắt đầu liên hệ các nhà cung cấp bên ngoài nhóm những nhà cung cấp truyền thống của bạn.
- Từ đó, bạn có thể ưu tiên các nhà cung cấp có mức giá tốt hơn và cung cấp các giao dịch có lợi hơn. Điều này sẽ cho bạn một lợi thế cạnh tranh và tiết kiệm được một khoản đáng kể.
Trong trường hợp menu của bạn có nhiều món ăn
Đồ uống ít được khách hàng quan tâm, không phù hợp, bạn cần phải thiết kế lại menu để tập trung vào các đồ uống, sản phẩm trọng tâm nhằm tiết kiệm chi phí. Việc cắt giảm đồ uống, món ăn cũng làm giảm bớt đi “gánh nặng” tiền lương và công cụ hỗ trợ để tạo ra các món ăn, đồ uống.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số nguyên liệu có thể tái chế đối với các sản phẩm đóng gói để tiết kiệm chi phí. Thay vì dùng hộp nhựa, ống hút nhựa, bạn có thể sử dụng ống hút gấy, cốc giấy,…
Trong ngành hàng không
Tương tự, trong ngành hàng không cũng vậy. Một số tour, chặng bay không đạt hiệu quả như mong đợi, sau khi đã khắc phục bằng những biện pháp khác nhau mà tình trạng vẫn không thay đổi thì chúng ta nên thiết kế lại bằng cách loại bỏ đi một số tính năng, trải nghiệm không cần thiết và thêm vào đó những tính năng mới, hấp dẫn đối với khách hàng
Mặt bằng
Mặt bằng là một trong những thứ chiếm nhiều chi phí nhất đối với dịch vụ mua sắm, nhà hàng, cửa hàng tiện ích,…Nếu mặt bằng của bạn có giá quá cao, hãy xem xét lại. Liệu dịch vụ của bạn có thật sự cần một mặt bằng như thế? Có cần thiết phải thuê mặt bằng có diện tích quá lớn không? Nhất thiết phải nằm ở khu vực trung tâm (nơi có giá mặt bằng cao) hay ở đâu cũng được? Nếu không, bạn nên nghĩ đến chuyện chuyển sang một mặt bằng mới rẻ hơn. Hãy tự thiết kế cho mình một địa điểm phù hợp để tối ưu chi phí.
Trong quá trình vận hành dịch vụ
Chi phí cho Marketing, quảng cáo cũng là vấn đề cần lưu tâm khi tối ưu chi phí. Dù là trong thời đại công nghệ số, truyền miệng vẫn là hình thức marketing hiệu quả và ít tốn kém nhất. Thay vì tập trung đầu tư vào quảng cáo, chúng ta hãy dùng số tiền đó để thiết kế các dịch vụ, quy trình chăm sóc và nâng cao trải nghiệm khách hàng (tặng quà, ưu đãi, khuyến mại cho khách hàng thân thiết,…) để khuyến khích họ giới thiệu dịch vụ của bạn với những người xung quanh.Để tối ưu chi phí
Chúng ta cũng cần thiết kế, tinh gọn lại quá trình làm ra dịch vụ bằng cách giảm bớt, loại bỏ các khâu không cần thiết. Một quá trình phức tạp, nhiều giai đoạn vừa lãng phí vừa gây ra những vấn đề bất cập khi khách hàng trải nghiệm, sử dụng dịch vụ.
Khi thực hiện việc tối ưu chi phí, chúng ta cần xem xét ảnh hưởng của nó đến các yếu tố như:
- Thời gian phát triển của dịch vụ.
- Chi phí phát triển.
- Chất lượng dịch vụ.
- Sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Kết luận
Từ đây, chúng ta sẽ xem xét các ảnh hưởng và tính toán lại các chi phí ảnh hưởng do thời gian phát triển, các phụ phí,…Nếu thực sự việc giảm chi phí khả thi thì quá trình tối ưu sẽ kẽ thúc, nhóm phát triển dịch vụ sẽ thống nhất điều chỉnh lại thiết kế dịch vụ. Ngược lại, nếu chưa thỏa mãn, chúng có thể lặp lại các bước tối ưu với các điều chỉnh mới cho đến khi thu được kết quả như mong muốn.